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ささやかな仕事の雑記

奈良に住んでるおっさんの仕事の話

肥大化したExcelファイル

最近社内メールで送ってくるファイルやねんけど、なんか開くの遅いんだけど。と言われた。

 

週に2回、前のものをコピーして3日又は4日分追記し、発信するという定型的な業務がある。そのファイルが最近開くの遅いと言われたのだ。言われてみれば少し遅いなとは思うものの、このファイルに限ったことではなく、全体的に遅い気がしたので、最近のUpdateが何か悪さしたかとか思ってたのだ。

 

見れば先月よりファイルサイズが約1MBほど増えてる。たかが1MBというなかれ、1MBに笑うものは1MBに泣く。昔ならフロッピー1枚分である。

 

とりあえずファイルを開いて Ctrl+End を押してみるが特に問題なし。もしかして・・・と思って条件付き書式を見ると、山のようにあった。確かに条件付き書式を使用している別ファイルからコピーして貼り付けするが、いつも値貼付なので、書式までコピーされると思ってなかったのだ。いや、そういう問題ではないな。過去のファイルもある程度条件付き書式はある。切り貼りしている間にどんどん条件付き書式が増えて行ったんだろうな。

 

で、条件付き書式のクリアを実行し、保存すると約1MB減った。ファイルを開くのも少し早くなった気がする。まだファイルサイズは大きい気はするけど。

セルのスタイル

雑記
保存すると書式が全部飛んでしまうExcelのファイル。なんでこんなんになるの?と訊かれて少し調べてみた。

該当するのはこれ。 http://sp.okwave.jp/qa/q8423376.html  で、ファイルを閉じて、再度開くと見事に書式が全て飛んでしまってる。見ると山のようなセルのスタイルがあった。  

セルのスタイルをマクロで削除みたいなのがあったので、そのまま使わせてもらったけど、消えないスタイルが結構あり、結局ファイル自体を作り直した。シートのコピーだとセルのスタイルもついてくるようなので、1シートずつコピー&貼り付けを繰り返し、さらに印刷設定をするとか結構面倒だった。

それにしても、セルのスタイルの名前に laroux とつくのがあった。懐かしすぎるやろその名前・・・。

貼り付け時の四則演算

雑記
Excelで、何の為にあるのか分からなかったが最近理解した機能が、貼り付け時の四則演算。というか最近までそんな機能があることすら気づいてなかった。形式を指定して貼り付けのあの画面は何百回と見てるのにね。

ちなみに最初に気づいた時の用途は、文字列として入ってる数値を数値にすること。セルの形式が文字列になってたのか、実際に入ってるのは数値だけど、文字列として認識されてて左寄せになってるってのが、1行丸ごとあった場合、これを数値にする時、今まではとりあえずまずはセルの形式を標準なり数値なりにした後、さてどうしようかってなってた。1セルずつF2とEnterを繰り返すとか、マクロで値を入れ直すとか色々考えてた。

どこかのセルに 1 と入力しておいてそれをコピーし、数値化したいセル全部を選択して形式を指定して貼り付けの画面を出し、値のみにしてさらに乗算を選択すれば、一気に全てのセルが数値になった。おおっ!なるほど。

使い出すと普通の用途でも使う。25と書かれたセルと125と書かれたセルがあって両方加算した結果を、125と書かれたセルに上書きするとか。まああんまりそんな使うことないし、他に方法がないわけではないけど、知ってればそれはそれで便利かも。

また一つ賢くなった?

社用携帯の機種変

社用携帯が機種変されることになったが、まさかのガラケー。それって変更する意味あるの?

まあスマホに変わったら情シスは色々大変だろうなとは思うので、ガラケーの方が楽だろうとは思うものの・・・。

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というわけで個人のiPhoneから会社携帯に電話してみたら、ちゃんと新しい方が鳴った。正常に切り替わったようだ。

管理者権限のパスワード変更

セキュリティ
私の元の職場である情報システム部では異動者が出たら各種管理者権限のパスワードを変更することになっている。ドメインのadministratorとかである。

私が異動で出て半年少々。ようやく先日パスワードを変更したそうな。なぜそんなに時間がかかったかというと、今までパスワードを変更してたのは私だからである。

一応パスワードの変更手順は詳しくまとめてから異動したんだけど、下手すると色々問題も発生するので慎重になってたようだ。でもいつまでもそのままって訳にはいかないってことで先日実行したらしい。思いの外トラブルなく済んだようで、安心するやらちょっと寂しいやら・・・。

ちなみにドメイン(AD)のadministratorのパスワードは知らないが、他に同等の権限を持つユーザとそのパスワードは知ってるので、あまり意味がないといえば意味がない。もし私が悪意を持ってたら色々出来てしまう状態であるのは変わりない。

それはそれで問題だと思うぞ。

必要に迫られて多少Excelの関数に詳しくなった・・・かも知れない

よく使用するのが、COUNTIFS と SUMIFS である。そんなのあったんだね。新しく増えた関数なんて互換性とか考えたら使えないやんけ、とずっと思ってたけど、さすがに Windows XP とともに Excel 2003 も考慮しなくてよくなりつつあるようなので、ありがたいことである。未だに大半のファイルは拡張子 xls だけど。

あと最近知ったのが、複数のセルを加算する時の =SUM(A1,A3,A5,A7,A9) みたいな書き方。=A1+A3+A5+A7+A9 と同じだと思ってたんだけど、ちょっと違うんだね。何が違うかというと対象のセルに数字でない値が入ってた時。+ だと#VALUE! とかになるけど、SUMだと無視してくれるのが思いの他便利だと思ったよ、おっさんは。

それと後は関数じゃないけど条件付き書式とか。見た目にこだわる人も結構いるからね。


保存しようとすると強制終了してしまうExcel続き

前回の続き。これで解決と思いきや、今週もまた強制終了してしまった。なんなんだ、一体。

 

でも保存時の互換性チェックの時に、画像が云々というのが出てたのを思い出した。で、見てみると膨大な数のコメントとテキストボックスがあるのを発見した。主に非表示になっているセルにである。特に意味はなさそうだし、特にテキストボックスは何も書かれてないので削除しようとなるわけだが、さすがに一つ一つ削除するのは無理がある。一括削除する方法は・・・と調べてみたら方法はすぐに分かったが、ちょっと無理があるのではないか?

 

コメントを一括削除する方法はコメントの有無にかかわらず全セルを選択し、コメントのあるセル上で右クリックしてコメントを削除、というまだ分からないでもない方法。ところがテキストボックスをすべて削除する方法が直観的でない。簡単に書くと検索と選択→ジャンプ→セル選択→オブジェクトにチェックを入れてOK→Deleteキーである。なんだそのジャンプって、そしてなんだそのセル選択って。

 

取りあえず今週もちゃんと保存できた。来週は強制終了したりしないだろうな・・・。